Każda organizowana przez nas wyprawa składa się z różnych etapów realizacyjnych. Pojawia się pomysł, koncepcja organizacji wspólnego wyjazdu w jakieś miejsce, często jako luźny pomysł, sugestia, czasem jest to plan który omawiany był znacznie wcześniej, czasem okazja wynikająca z informacji, kontaktu z osobami z danego miejsca, czasem ciekawość regionu, kraju, miejsca. Powstaje wtedy artykuł opisujący bardzo ogólnie założenia projektu, wstępny plan czasowy i organizacyjny i w takiej formie często tworzone jest "WYDARZENIE", które pojawia się w naszym kalendarzu widocznym po prawej stronie strony. Jest to pierwsza możliwość wyrażenia przez osoby zainteresowane chęci udziału w naszej wyprawie.

Klikamy na wydarzenie , zapoznajemy się z opisem i w górnej części tego opisu pojawia się nam zielony przycisk "ZAREZERWUJ". Jest tam prosty formularz w którym wpisujemy podstawowe dane kontaktowe, jak adres mailowy i nr. telefonu , gdyby zaistniała konieczność pilnego kontaktu. Zaznaczamy że jest to tylko wyrażenie zainteresowania i umożliwienie otrzymywania kolejnych informacji o projekcie wyjazdowym. To nie zapis na wyprawę, tylko wyrażenie chęci udziału, bez zobowiązań. Dopiero wpłata kaucji na koszty zakupu biletów powoduje że osoba która zapisze się do systemu zapisów na póżniejszych etapach, nabiera statusu uczestnika. Wiąże się to z nadaniem takim osobom również uprawnień do Forum Obieżyświat", do części dostępnej dla uczestników.

Oczywiście wszystkie dane które są u nas wpisywane są zgodnie z polityką prywatności użyte tylko i wyłącznie do działań zgodnych z realizacją naszych projektów, i nie są przekazywane nigdzie, poza koniecznymi do realizacji wyprawy podmiotami (w celu załatwienia spraw zakupu biletów, rezerwacji miejsc, pomocy w zakupie ubezpieczeń). Zapisanie danych w wydarzeniu, umożliwia nam w późniejszych etapach wysyłać powiadomienia do osób zainteresowanych, z informacjami o następnych krokach, zmianach, i stopniach realizacji poszczególnych etapów przygotowań. W późniejszym etapie, po rejestracji na stronie do konkretnej grupy wyjazdowej, komunikacja jest organizowana już przez system zapisów, ale rejestracja wstępna w wydarzeniu będzie konieczna aby nie przegapić momentu, gdy dany projekt zostanie zaktywizowany jako wyprawa w realizacji.

 Aby skuteczne zaplanować przebieg wyprawy wymagane jest pozyskanie dokładnych informacji co do ilości uczestników wyprawy. Musimy ocenić rzeczywisty skład przez dokonanie przez uczestników wyprawy wpłaty depozytu biletowego.

Aby wpłacić depozyt, należy wcześniej zarejestrować się i dokonać zapisu na wybrany turnus wyjazdowy.  Taka opcja pojawia się właśnie na etapie skierowania pomysłu na zorganizowanie wyprawy do realizacji - powstaje wtedy Plan wyprawy, z podziałem na poszczególne grupy wyjazdowe, które w sposób dopasowany do oczekiwań i terminów będą juz bardziej szczegółowo opracowane jako osobne grupy wyjazdowe. I w menu pojawią się opcje zapisu na poszczególne wyprawy/grupy.

Jednocześnie, na forum wypraw pojawia się wątek poświęcony takiemu projektowi, gdzie będziemy zamieszczać bardziej precyzyjne informacje i gdzie po zarejestrowaniu i po zalogowaniu będziemy mogli komunikować się , zadawać pytania i oczekiwać odpowiedzi. Bardzo preferujemy ten rodzaj kontaktu, ponieważ daje nam możliwość pozyskanie informacji, które są później dostępne dla wszystkich, dzięki czemu możemy zaoszczędzić bardzo dużo czasu organizacyjnego na konkretne działania.a Często bowiem liczne pytania i wątpliwości uczestników są podobne lub takie same, a ciężko każdemu z osobna dokładnie wytłumaczyć i odpowiedzieć indywidualnie, szczególnie że każda rozmowa np. przez telefon trwa zazwyczaj co najmniej kilkadziesiąt minut :). Na Forum Obieżyświat stworzony jest dział dla uczestnikó, gdzie osoby o takim statusie mają dostęp do wszystkich szczegółowych informacji wyjazdowych i gdzie możemy prowadzić dyskusje i składać zapytania odnośnie szczegółów wyprawy. Tam zazwyczaj prowadzona jest ścisła droga czasowa - punkt po punkcie gdzie kto, jak o której i w jakim miejscu, aby precyzyjnie można było w każdym momencie ustalić w razie jakich kolwiek przygód, gdzie się znajduje grupa i prawie każdy z jej uczestników.

Przypominamy po raz kolejny procedurę zapisu. Osoby które nie są zarejestrowane na obecnej stronie, muszą wybrać w górnym menu opcję :"Zarejestruj się" i wypełniają formularz rejestracyjny, wpisując niezbędne dane. Nazwa użytkownika, to imię i nazwisko, użytkownik - to login jakim się będziemy logować do systemu. Aby rejestracja została ukończona, konieczne jest jej zatwierdzenie przez kliknięcie w linka aktywacyjnego, przysłanego na adres mailowy podany podczas rejestracji. Dopiero wtedy konto zostanie zaktywizowane. 

Osoby które brały udział w poprzednich wyprawach mają pozakładane konta. Więc wystarczy się zalogować klikając w link w górnej części strony - "Logowanie". Pojawia się wtedy formularz logowania w który wpisujemy użyty podczas poprzednich rejestracji login i hasło. Jeśłi nie pamiętasz hasła, możesz je odzyskać, klikając w link na polu formularza logowania "Nie pamiętasz hasła?" (zapomniałeś hasła) i po kliknięciu w niego wpisujemy swój adres mailowy na który przyjdzie link do zmiany hasła.

 Może być też sytuacja, że uczestnik był na wyprawie z nami, ale zaznaczył opcję skasowania danych po wyprawie, W takim wypadku musi przeprowadzić całą procedurę rejestracji konta ponownie.

Logowanie jest niezbędne aby móc dokonać zapisu na wyprawę - po prawidłowym zalogowaniu, zamiast pozycji w menu górnym "Zarejestruj się" pojawia się pozycja - "Zapisz się". Po nasunięciu myszy na tą pozycję menu rozwija nam się podmenu z wyborami dostępnych wypraw  i grup wyjazdowych (np. turnus1, turnus2, grupa specjalna (przedłużony pobyt) itp.. Dokonujemy wyboru i zostajemy przekierowani na formularz zapisu danych i informacji potrzebnych do zakupu biletów <imiona i nazwiska - tak jak są zapisane w paszporcie, daty urodzenia, numeru paszportu, daty ważności paszportu> i ew, danych do zakupu polis ubezpieczeniowych - to w opcjach dotyczących ubezpieczenia (dodatkowe informacje: pesel, adres zamieszkania, czy występują choroby przewlekłe). Ze względu na grupowe oferty, ubezpieczenia udaje nam się załatwić zazwyczaj z kilkunasto procentowymi obniżkami, zależy to indywidualnie - każdy przypadek jest obecnie wyliczany przez systemy informatyczne ubezpieczycieli i nie jesteśmy w stanie podać ceny ubezpieczenia z góry. Im większa grupa, tym cena mniejsza.

Po zapisaniu danych do wyprawy, automatycznie wchodzimy w tryb edycji zapisu, a pod formularzem pojawiają  nam się 3 pola - "nadpisz" , "usuń wpis" , "zapłać".  Klikamy na przycisk zapłać/wpłata i otwiera nam się strona z podsumowaniem kosztów.  W trybie obecnym jest tu ukazane tylko parę czynników koszto twórczych i szacunkowe koszty. Koszty rzeczywiste zostaną wpisane gdy uzyskamy potwierdzenia cen i kosztów po zdefiniowaniu ile osób bierze udział w jakich grupach, ile trzeba będzie zamówić kwater, przelotów itp. I dopiero wtedy, po potwierdzeniu tych warunków z naszej strony zaczniemy wydawać pieniążki na koszty wyprawy. Wcześniej stanowią one depozyt zwrotny - potwierdzenie chęci rzeczywistego udziału w wyprawie. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie poznać rzeczywiście zainteresowanych udziałem w naszej wyprawie. W tym miejscu stronki pojawi się nam również numer konta związany z poszczególnymi wyprawami na który trzeba wpłacić ustaloną kwotę - więcej na ten temat jest przedstawione w wątku na forum : http://www.forum.ekovitaren.pl/showthread.php?tid=87 gdzie można zadać pytania i uzyskać odpowiedzi.

Forum Obieżyświat to preferowana płaszczyzna komunikacji - pytanie czy wątpliwość jednej osoby, może być odczytana przez wszystkich uczestników, więc oszczędzi nam wszystkim to mnóstwa czasu. W podanym wątyku na forum opisane są kwoty do wpłaty depozytu na poszczególne terminy wypraw, łącznie z dodatkowymi atrakcjami. Ustalilismy że będzie to kwota 2800 złotych za główną wyprawę, plus po 700 złotych za każdą z dodatkowych wycieczek- atrakcji. Szacunkowe koszty tych atrakcji są do zaznaczenia podczas zapisu - jeśłi chcieli by państwo wziąć w nich udział , prosimy o zaznaczenie tych opcji. Wycieczki (bilety lotnicze) będziemy opłacali po zakupie głównych biletów na przeloty. Zanim kupimy bilety, będą państwo poproszeni o zaakceptowanie warunków wyprawy. Dopiero wtedy będziemy mogli uruchomić płatności i zakupić w państwa imieniu bilety lotnicze i wydawać pieniążki na inne koszty związane z wyprawą.

Wpłacone depozyty są do 100% zwrotu do momentu wydania pieniędzy na zatwierdzone koszty. Po zakupie imiennych biletów lotniczych może być sytuacja taka, że nie możliwe będzie wycofanie się z transakcji zakupu. Występuje to szczególnie przy zakupach biletów u tanich przewoźników. Przy wylotach organizowanych przy dużych liniach i grupowych zakupach, można było liczyć że po zakupie biletów zwracane są pieniążki z potrąceniem np. 500 złotych. Ale i ceny bazowe biletów są wtedy dosyć większe. Decyzja o wydaniu pieniążków musi być zatem przemyślana.

Jako etap następny będzie z państwa strony oczekiwanie na dopracowanie ostateczne zasad i logistyki wyjazdu, a szczególnie kwestii kosztowych. Poproszeni zostaną państwo o zatwierdzenie kosztów i ewentualną wpłatę wpłatę konieczną na zrealizowanie następnego etapu przygotowań do wyjazdu (może się to wiązać z koniecznością zapłaty całościowej za bilety, kwatery, dokonania jakiś przedpłat, wykupienia transportu autobusowego, zakwaterowania w hotelach na etapach podróży z lotniska na wyspę - itd. Będą państwo regularnie powiadamiani o aktualnych zdarzeniach czy ustaleniach zarówno na forum (w zamkniętej przestrzeni związanej z daną wyprawą) jak i mailowo - przez rozsyłane cyklicznie powiadomienia. Na forum będziemy dyskutowali nad rozwiązaniami szczegółowymi starając się podejmować wspólne decyzje, realizować ciekawe propozycje, wspierać się doświadczeniem i pomagać tym, którzy pierwszy raz decydują się na taką eskapadę.

Przed wylotem planujemy rozesłać informację o ostatniej transzy wpłat, związanej z planowanymi kosztami już na miejscu i podczas podróży, aby organizacyjnie operować organizacją przejazdów, dotarcia na miejscu, czy też dysponować pieniążkami na pokrywanie kosztów których nie można pokryć przed wyjazdem. Nie wykluczamy, że wpłaty rozbite będą na jeszcze inne dodatkowe transze wpłat, jeśli będą takie potrzeby. Rozliczenie końcowe będzie dokonane po zakończeniu wypraw (wszystkich terminów) i zwyczajowo gdy są to niewielkie kwoty poprzednie wyprawy przeznaczały to na wpłaty na cel społeczny - wsparcie fundacji leśny gród (w formie grantów materialnych(zakup elementów ławek i stołów w 2018 roku czy wpłata około 2000 złotych na zakup dużego namiotu po zawaleniu się w "Leśnym Grodzie" wiaty baru i sali wykładowej w roku 2019). Przy kwotach większych lub zgodnie z dyspozycją indywidualną, dokonywaliśmy zwrotu na konta uczestników.

Ponieważ nasze wyprawy są oparte na rzeczywistych rozliczeniach kosztowych, staramy się realizować je w bardzo ekonomicznych kosztach. Opieramy się na rozliczeniu poniesionych kosztów i każdy płaci indywidualnie , zgodnie z wybranymi opcjami i poniesionymi kosztami.

Obecnie system zapisów i organizacji wypraw został mocno zmodyfikowany, szczególnie w zakresie rozliczeń, które są bardzo indywidualne i wszystkie koszty będą aktualizowane na koncie użytkownika, dzięki czemu można będzie na bieżąco zapoznać się z tym zakresem działań. Kwestie kosztów zorganizowaliśmy tak, że składają się z dwóch grup - części szacunkowej i rzeczywistej. Oczywiście przy planowaniu uwzględniamy część szacunkową, która oparta jest na czynnikach przewidywalnych i które udało nam się pozyskać na etapie rozeznania i zbierania informacji i ofert. Niestety często różniło się to od stanu na miejscu, nie wszystkie bilety można było kupić zdalnie. Czasami były możliwości na miejscu załatwienia pewnych spraw taniej, często też było tak, że koszty np. przelotów lokalnych zwiększały się przy zakupie dla całej grupy - i to znacząco. Dlatego w trakcie wyprawy, modyfikowane będą te koszty zgodnie ze stanem rzeczywistym i będą dostępne do naszych rozliczeń na koniec. Po doświadczeniach z poprzednich wypraw, będziemy starali się zebrać zaliczki z pewną nadwyżką, ponieważ były sytuacje gdy były nie dopłaty na niektórych kontach, co utrudniało zakupy wspólnych przejazdów czy przelotów. Rozlicznie na bieżąco i zbieranie na miejscu pieniędzy na takie cele to był bardzo zły pomysł :). W rozliczeniach końcowych często pojawiają się dopłaty, jak i zwroty.

Podstawą wydania przez nas państwa pieniędzy będzie uznanie warunków organizacyjnych wyprawy i akceptacja szacowanych kosztów. Zaznaczamy jednak, że każda wyprawa jest inna i ma swoją specyfikę. Nie wszystkie czynniki koszto twórcze są nam znane i nie wszystkie działania czy oczekiwania uczestników możemy przewidzieć. Czasem są rezygnacje z niektórych punktów programu, często chęć dopisania się, nie wszystkie deklaracje uczestników odnośnie są wypełnione w sposób przemyślany na formularzu zapisów. Nie wszystkie też atrakcje i działania jesteśmy w stanie przewidzieć z góry. Zawsze jednak staramy się działać tak, aby wszyscy byli zadowoleni :). Zawsze też interes grupy będzie najważniejszym czynnikiem wpływającym na działania.

Możliwe jest, że przed realizacją konkretnej wyprawy organizować będziemy wspólne spotkanie integracyjno informacyjne - oczywiście dla osób zainteresowanych i gdy zaistnieje taka potrzeba, abyśmy mogli wzmocnić integrację i poznać się wzajemnie jeszcze tu w Polsce. Taka forma współdziałania sprawdziła się przy organizacji poprzednich wypraw. Doprecyzowania będzie wymagało jeszcze wiele drobnych spraw, w tym oferta zdrowotna. Starali się będziemy zorganizować na miejscu cykl wykładów i warsztatów z różnych zakresów związanych ze zdrowiem, działamy w kierunku wyposażenia wyprawy w sprzęt do analizy zdrowia i możliwości przeprowadzenia tam badań stanu naszych organizmów. Staramy się aby byli z nami naturo-terapeuci i specjaliści w różnych dziedzinach związanych ze zdrowiem ale zależy to od specyfiki i decyzji uczestników - zazwyczaj wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Przed wylotem, przez okres około miesiąca dla zainteresowanych osób będziemy starali się przeprowadzić cykl przygotowań do udziału w wyprawie, np. do głodówki, związany z oczyszczaniem organizmu.

Zapraszamy do zapisów i udziału w naszej wyprawie. Każda nasza wyprawa to bardzo ciekawa przygoda :). Jeszcxze ciekawsze są efekty zdrowotne, odczuwalne po powrocie.

Roman Klimczyk